Wake Up Call Là Gì? Các Bước Lễ Tân Cần Thực Hiện Khi Khách Yêu Cầu

Wake up call là gì? Đây là một dịch vụ quen thuộc ở các khách sạn. Khi khách lưu trú có nhu cầu, họ sẽ tìm đến lễ tân để yêu cầu dịch vụ này. Chúng ta sẽ cùng định nghĩa về wake up call và quy trình thực hiện mà lễ tân nên biết nhé.

Wake up call là gì?

Là một trong những dịch vụ phổ biến ở khách sạn, wake up call được hiểu là cuộc gọi báo thức. Khi khách lưu trú muốn thức dậy vào khung giờ nào đó trong ngày nhưng lại sợ ngủ quên, họ sẽ nhờ lễ tân khách sạn cài đặt giúp wake up call.

Wake up call là cuộc gọi báo thức (Nguồn ảnh: USA Today)

Các bước tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu wake up call

Quy trình tiếp nhận và đáp ứng cuộc gọi báo thức chia thành các bước sau:

Bước 1: Chào khách, gợi ý hỗ trợ

Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu wake up call

• Hỏi, lưu lại thông tin tên khách và số phòng.
• Hỏi, lưu lại thông tin về thời gian khách yêu cầu báo thức (chú ý sáng và chiều).
• Xác nhận lại yêu cầu của khách.
• Hỏi khách về các yêu cầu khác (gọi xe, dùng điểm tâm tại phòng…)
• Thông báo sẽ báo thức cho khách đúng giờ.
• Chào và gửi lời chúc đến khách.

Luôn xác nhận lại thông tin để đảm bảo bạn hiểu đúng và đủ yêu cầu của khách
(Nguồn ảnh: Westend61)

Bước 3: Cài đặt wake up call

• Lễ tân cài đặt hệ thống báo thức tự động trên điện thoại. Điện thoại ở phòng khách sẽ đổ chuông theo giờ đã được cài đặt.
• Lễ tân in báo cáo đã hoàn tất việc cài đặt để nhân viên ca sau kiểm tra và thực hiện chính xác.

Bước 4: Lưu thông tin

• Ghi yêu cầu cuộc gọi báo thức vào sổ giao ca để nhân viên ca sau tiếp tục công việc báo thức cho khách.

Lưu ý khi khách yêu cầu wake up call

• Nên gọi khách bằng tên riêng trong quá trình trò chuyện.
• Tránh gác máy điện thoại trước khách.
• Nhắc lại ngày, giờ báo thức mà khách yêu cầu để đảm bảo với khách rằng bạn đã hiểu chính xác và đầy đủ thông tin.
• Khẳng định tên khách, số phòng trong hệ thống PMS để không báo thức nhầm.

Để đảm bảo tính lịch sự, bạn không nên gác máy,
ngắt cuộc trò chuyện trước khách (Nguồn ảnh: LiveAbout)

Nhìn chung, tiếp nhận và đáp ứng wake up call không phải là quy trình quá phức tạp, nhưng lễ tân vẫn cần tuân thủ thứ tự và tiêu chí thực hiện của từng bước, cũng như những lưu ý đi kèm.

Nếu bạn đang đặt mục tiêu hoàn thiện nghiệp vụ và biết thêm các quy trình làm việc khác tại khách sạn với vai trò là lễ tân, thì có thể tham khảo khóa lễ tân ngắn hạn bên dưới nhé.

Khóa lễ tân khách sạn ngắn hạn tại Hướng Nghiệp Á Âu

Hướng Nghiệp Á Âu hiện đang chiêu sinh khóa Nghiệp Vụ Lễ Tân Chuyên Nghiệp chỉ 22 buổi (có lớp buổi tối).

Khóa nghiệp vụ lễ tân tại Hướng Nghiệp Á Âu có thời lượng 22 buổi

Trong khóa lễ tân ngắn hạn này, học viên sẽ được chính cấp quản lý, giám sát tại khách sạn 4 – 5 sao đào tạo các nghiệp vụ sau:

• Quy trình check-in, check-out cho khách lẻ, khách đoàn, khách VIP, khách vãng lai…
• Quy trình hướng dẫn khách về phòng, giới thiệu cơ sở vật chất.
• Quy trình tiếp nhận yêu cầu wake up call, thông tin du lịch, đặt chỗ trên chuyến bay…
• Quy trình đáp ứng yêu cầu ký gửi tài sản tại khách sạn.
• Quy trình kiểm soát chi phí và thông tin tình trạng phòng.
• Quy trình đặt/điều chỉnh/hủy đặt phòng trên phần mềm quản lý khách sạn.
• Quy trình xử lý phàn nàn từ khách hàng.
• …

Kết thúc chương trình, học viên sẽ nhận chứng chỉ Nghiệp Vụ Lễ Tân Chuyên Nghiệp (tên tiếng Anh: Professional Receptionist Skills) từ Hướng Nghiệp Á Âu.

Để tham khảo chi tiết thông tin về khóa học, bạn có thể xem tại đây nhé.