Quy Trình Đặt Bàn Nhà Hàng – Mẫu Câu Tiếng Anh Dễ Học

Quy trình đặt bàn nhà hàng là kiến thức mà nhân viên thuộc mảng F&B nên biết để có thể tiếp nhận đầy đủ và chính xác thông tin từ khách hàng. Trong bài viết sau, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu quy trình nhận đặt bàn trực tiếp, qua điện thoại và đoạn hội thoại tiếng Anh khi book bàn nhà hàng.

Các hình thức đặt bàn nhà hàng

Đặt bàn nhà hàng trực tiếp

Khách tới nhà hàng và đặt bàn trực tiếp thông qua lễ tân. Khi đó, lễ tân có nhiệm vụ xin đầy đủ, chính xác thông tin từ khách. Tùy trường hợp, lễ tân có thể yêu cầu khách đặt cọc.

Đặt bàn nhà hàng gián tiếp

Đặt bàn qua phần mềm, trang web

Với hình thức này, nhân viên cần gọi điện để xác nhận thông tin từ khách.

Thực khách có thể đặt bàn tại nhà hàng trực tiếp hoặc gián tiếp
(Nguồn ảnh: TouchBistro)

Đặt bàn qua điện thoại

Khi tiếp nhận đặt bàn từ khách hàng qua điện thoại, nhân viên cần chăm chú lắng nghe và lưu lại chính xác yêu cầu của khách.

Đặt bàn qua mail

Tương tự hình thức khách đặt bàn qua trang web hoặc phần mềm, nhân viên nhà hàng cũng nên gọi điện để xác nhận thông tin một lần nữa.

Quy trình nhận đặt bàn nhà hàng qua điện thoại

Chuẩn bị

Chuẩn bị sổ đặt bàn, sơ đồ bàn, bút…

Tiếp nhận cuộc gọi

Nhấc điện thoại trong 3 hồi chuông.
Chào khách theo câu chào tiêu chuẩn.
Xin tên khách để tiện trao đổi.
Đặt câu hỏi, lắng nghe yêu cầu của khách về ngày giờ, số lượng khách… và kiểm tra khả năng đáp ứng của nhà hàng.
Giải quyết yêu cầu đặc biệt nếu có (tư vấn thông tin món ăn, mời khách đến tham quan không gian nhà hàng…).

Khi tiếp nhận cuộc gọi đặt bàn, nhân viên cần tập trung lắng nghe
và ghi nhận thông tin (Nguồn ảnh: Forest Call Handling)

Chốt thông tin đã trao đổi hoặc hẹn thời gian phản hồi thông tin.
Xin tên đại diện đặt bàn, thông tin liên lạc.
Cảm ơn, tạm biệt khách.
Gác máy sau khi khách đã gác máy.
Xử lý hoặc chuyển tiếp thông tin liên quan.

Quy trình nhận đặt bàn qua điện thoại bằng tiếng Anh

Mẫu câu nhận đặt bàn nhà hàng dành cho nhân viên

What time will you be dining with us?: Anh/chị muốn dùng bữa tại nhà hàng lúc mấy giờ ạ?
What time would you like the reservation for?: Anh/chị muốn đặt bàn lúc mấy giờ ạ?
How many people will you need the reservation for?: Anh/chị muốn đặt bàn cho mấy người ạ?
How many diners will be in your group?: Có tổng cộng bao nhiêu khách ạ?

Nhân viên cần nắm mẫu câu hội thoại tiếng Anh để tiện tiếp nhận book bàn
từ khách nước ngoài (Nguồn ảnh: British Council)

May I have your name and phone number, please?: Anh/chị cho em xin tên và số điện thoại ạ.
May I repeat the table reservation details?: Em xin phép nhắc lại thông tin đặt bàn ạ.
A table for 4, at 8p.m this Sunday, in the name of Mr. Smith. And your phone number is 123456789: Một bàn cho 4 người vào 8 giờ tối Chủ nhật này, tên người đặt là Smith. Và số điện thoại là 123456789.
Thank you very much for calling, Mr. Smith: Cảm ơn rất nhiều vì đã gọi cho chúng tôi ạ.
We look forward to seeing you. Have a nice day: Chúng tôi rất mong chờ được đón tiếp quý khách ạ. Chúc một ngày tốt lành.

Mẫu câu đặt bàn nhà hàng dành cho khách hàng

I would like to book a table this Wednesday: Xin chào. Tôi muốn đặt bàn vào thứ Tư này.
7 p.m would be the best for me: 7 giờ tối là lý tưởng nhất.
Well, there will be five of us: À, chúng tôi dự tính đi 5 người.
I would like to book a table for 3: Tôi muốn đặt một bàn cho 3 người.

Trò chuyện tiếng Anh lưu loát, nhân viên sẽ tạo được hình ảnh chuyên nghiệp cho nhà hàng
(Nguồn ảnh: BIM POS)

Quy trình nhận đặt bàn nhà hàng trực tiếp

Chuẩn bị

Chuẩn bị sổ đặt bàn, sơ đồ bàn, bút…

Chào đón khách

Giao tiếp bằng mắt khi khách ở khoảng cách tầm 10m và đang di chuyển về nhà hàng.
Chào khách khi khách đến gần 1 – 2m bằng câu chào tiêu chuẩn.
Hướng dẫn khách vào bàn.

Mời khách ngồi vào bàn

Kéo ghế mời khách ngồi theo thứ tự ưu tiên như sau:

+ Trẻ em => nữ/nam lớn tuổi => chủ tiệc nữ/chủ tiệc nam

+ Khách mời/đối tác => chủ tiệc

+ Nữ => nam

Tiếp nhận thông tin đặt bàn

Chào khách, xưng danh và hỏi tên khách.
Đặt câu hỏi gợi ý để xác định nhu cầu đặt bàn của khách.
Lắng nghe yêu cầu của khách và kiểm tra khả năng đáp ứng (thương lượng với khách nếu không có chỗ phù hợp, đề xuất phương án thay thế…).

Thái độ niềm nở, tận tình giải đáp rất cần thiết khi tiếp nhận đặt bàn trực tiếp
(Nguồn ảnh: rewardsnetwork)

Xử lý yêu cầu đặc biệt nếu có (mời khách tham quan không gian nhà hàng, hướng dẫn chỗ gửi xe…).
Thông báo và hoàn tất thủ tục đặt cọc (nếu có).
Xác nhận thông tin hoặc hẹn thời gian phản hồi thông tin.
Ghi nhận thông tin, đánh dấu bàn đã được đặt trên sơ đồ bàn (nếu có).
Cảm ơn, dẫn khách ra cửa, chào và hẹn gặp lại.

Lưu ý trong quy trình nhận đặt bàn nhà hàng

Ghi nhận chính xác, đầy đủ thông tin của khách hàng để truyền đạt lại cho quản lý hoặc giám sát.
Kéo ghế bằng 2 tay khi mời khách ngồi vào bàn.
Khi khách đến đặt bàn nhà hàng trực tiếp, nhân viên cần giữ tư thế ngồi thẳng lưng, hướng về khách và chăm chú lắng nghe.
Khi dẫn khách về bàn và ra cửa, nhân viên nên giữ khoảng cách 1 cánh tay so với khách với bàn tay khép lại.
Lưu tâm những yêu cầu đặc biệt như màu sắc khăn bàn, loại hoa đặt trên bàn…

Nhân viên cần lưu ý các yêu cầu đặt biệt khi khách đặt bàn
(Nguồn ảnh: The Fork)

Trên đây là quy trình đặt bàn nhà hàng và cách tiếp nhận thông tin mà một nhân viên nhà hàng nên biết. Ngoài ra, trong ngành F&B, quy trình set up bàn tiệc à la carte cũng là kiến thức vô cùng quan trọng. Bạn có thể tham khảo tại đây nhé.